RFX を Vendorful で作成および発行する
RFX を Vendorful で作成および発行する
調達イベントの実行を決定しましたか？お手伝いします。 Vendorful を使用すると、RFP やその他の戦略的調達イベントを非常に簡単に実行できます。 ただし、行き詰まった場合は、いつでもこのドキュメントと関連ビデオを参照できます。
はじめに
リバースオークションを作成および管理するためのリンクは、[調達] メニューにあります。 [調達] をクリックし、[新しいリバース オークションの作成] というリンクを見つけます。 それをクリックします。
順調ですね。
新しいリクエストを作成するもう一つの方法は、ダッシュボードの「送信リクエスト」パネルにある「新しいリクエストを作成」ボタンをクリックすることです。
新しいリクエストを作成する方法をビデオでご覧になりたい場合は、以下をご覧ください。
セットアップ
リクエストを作成したので、セットアップ手順に進みます。 これでドラフト作成プロセスの真っ只中にいます。 好きな手順にジャンプできます。 多くの人は、他の作業を行う前に、まず「チーム」手順に進み、同僚を追加します。 わかりやすくするために、このガイドではプロセスを順番に説明します。
上記のように、「設定」ページにはさまざまなフィールドがあります。
- 名前: リクエストに付ける名前です。通常は、内容がすぐにわかるような説明的な名前を付けます。ベンダーはこの名前を見ることができます。
- タイプ: リクエストの種類です。作成時に選択され、設定後は変更できません。ベンダーはこの種類を見ることができます。
- 事業単位/部門: 組織で設定されている場合、ドロップダウンセレクターが表示されます。これは、調達イベントを特定の部門に関連付けて、後から分析できるようにするためです（例: 「RFPの内訳を部門別に表示」）。ベンダーはこれを見ることができません。
- タクソノミー: タクソノミーは少し複雑で、設定されているかつ名前が管理者によって決定されている場合にのみ表示されます。一般的な名前には、「カテゴリリスト」、「コモディティリスト」、「カテゴリ管理」などがあります。組織は複数のタクソノミーを設定することもできます。管理者がタクソノミーを設定していない場合、このセクションは表示されません。ベンダーはこれを見ることができません。
- 概要: 概要は一種の「ティーザー」として機能し、調達イベントの目的を説明します。ベンダーはNDAや利用規約に同意する前にこの情報を見ることができるため、機密情報を含めるべきではありません。ベンダーは概要を見ることができます。
- 説明: ほとんどの組織は、RFPプロセスに参加するベンダー向けの指示ガイダンスを含めています。このテキストボックスにガイダンスを入力することができます。ベンダーは説明を見ることができます。
- 添付ファイル: 買い手は、以前にアップロードしたファイルを選択したり、新しいファイルを追加したりできます。ファイル形式が互換性のある場合、VendorfulはPDFプレビューを生成しようとします。ベンダーはRFX招待を受諾し、NDA（必要な場合）および利用規約（必要な場合）に同意した後でのみ、添付ファイルを見ることができます。
- 価格表: 「リンゴとリンゴ」の価格比較ができるコモディティの調達イベントでは、このデータを特別な表に記録することができます。価格表を使用する場合、アンケートに対する相対的な重みを設定することができます。ベンダーはRFX招待を受諾し、NDA（必要な場合）および利用規約（必要な場合）に同意した後でのみ、価格表を見ることができます。ベンダーは相対的な重みを見ることができません。
- 予算: これは完全にオプションのセクションで、複数のフィールドがあり、それぞれにわかりやすい名前が付けられています。ほとんどの組織は、その後の分析のためにデータ収集の目的で使用しています。
- 通貨: 調達イベントの通貨形式を選択できるドロップダウンメニューです。
- 現在の支出: 組織の製品またはサービスの現在の支出（ある場合）です。ベンダーはこれを見ることができません。
- 内部予算: 調達対象の製品またはサービスに割り当てられた金額です。ベンダーはこれを見ることができません。
- 開示された予算: ベンダーと共有される予算情報です。ベンダーはこれを見ることができます。
- 頻度: これは、支出が1回限りのコストなのか、それとも定期的なコストなのか、後者の場合は頻度を把握するための支出期間です。開示された予算がある場合に限り、ベンダーはこれを見ることができます。
- 秘密保持契約: NDAが選択されている場合、ベンダーはRFPのアンケートや添付ファイルなどを見るために、NDAに同意する必要があります。ベンダーはNDAを見ることができます。
- 利用規約: 利用規約が選択されている場合、ベンダーはRFPのアンケートや添付ファイルなどを見るために、利用規約に同意する必要があります。ベンダーは利用規約を見ることができます。
- 証明書: 証明書が選択されている場合、ベンダーは入札のために証明書を受諾する必要があります。ベンダーは証明書を見ることができます。
権限は、通常、プランナーを除いて、各段階にマッピングされます。プランナー権限を持つユーザーは、Vendorful のリアルタイム共同プランナーを使用できます。権限は、使いやすくしながらも、多くの制御を提供します。次のビデオでは、「チーム」ページの使用方法と、チャットやプランナーなどのコラボレーション機能について、包括的に説明します。
重要な日付
最終的には、戦略的な調達イベントに関連する包括的なスケジュールを作成するかどうかは、あなた次第ですが、「主要な日付」ページは避けて通れません。その理由は、Vendorful では、少なくとも 1 つの主要な日付、つまりベンダーの回答期限を設定する必要があるからです。さらに、組織が他の主要な日付を必須と指定している場合は、RFX を発行するために、それらの日付をカレンダーに追加する必要があります。推奨される追加のマイルストーンの日付があり、必要に応じてカスタムの日付を追加することもできます。これらの日付をカレンダーと同期することに興味がありますか？同期は、「レビューして送信」ページと、RFX が発行された後に表示される「ステータス」ページから行うことができます。
アンケート
新しいRFXを作成する際のドラフト作業では、アンケートページに最も多くの時間を費やすことになるでしょう。しかし、心配は無用です。多くの人の協力により、作業は軽減され、このページはリアルタイムで複数ユーザーが利用できるようになっています。つまり、複数の同僚がそれぞれのコンピューターから共同作業を行うことができます。各自が変更を加えると、他の人の画面もリアルタイムで更新されます。コピー＆ペーストや照合作業は必要ありません。すべて自動的に機能します。
アンケートには特定の構造があります。少なくとも1つのセクションが必要です。セクションには少なくとも1つのサブセクションが含まれている必要があります。サブセクションには1つ以上の質問を含めることができます。要素の移動、並べ替えなど、柔軟性があります。
- セクション。アンケートには少なくとも1つのセクションが必要です。1つのセクションには、1つ以上のサブセクションを含めることができ、他のセクションと相対的に並べ替えることができます。
- サブセクション。サブセクションには1つ以上の質問を含めることができ、並べ替えることも、（関連するすべての質問と共に）別の親セクションに移動することもできます。
- 質問。質問は並べ替えることも、別のサブセクションに移動することもできます。
アンケートを作成するにはさまざまな方法があります。一般的な方法は、セクション、サブセクション、質問を手動で追加することです。関連するボタンをクリックして、要求された情報を入力するだけです。過去に多数のRFXを作成したことのある組織にとって、人気のあるオプションは、「質問のインポート」機能を活用することです。質問をインポートするには2つの方法があります。まず、ユーザーはスプレッドシート、ドキュメント、またはテキストタイルから質問をコピーして貼り付けることができます。 Vendorfulは、改行を見つけると自動的に質問を分割します。質問をインポートするもう1つの方法は、RFXテンプレート（[質問のインポート]ボタンをクリックして入手可能）をダウンロードし、Excelなどのスプレッドシートアプリケーションでテンプレートに入力してから、アップロードすることです。質問を追加する最後の方法は、テンプレートを使用することです。作成したアンケートはすべてテンプレートとして保存できます。さらに、Vendorfulはスタンドアロンのテンプレート作成者とエディターを提供しています。 [テンプレートの読み込み]をクリックすると、使用可能なテンプレートのリストが表示されます。必要なものをクリックするだけで、アンケートに追加されます。必要に応じて、複数のテンプレートを1つのアンケートに追加できます。
質問には、指定できるさまざまなオプションがあります。
- テキスト：テキストのスタイルを設定したり、リッチメディアを追加したりできます。
- 添付ファイル：VendorfulのRFXには、添付ファイルを関連付けることができます。この機能により、よりきめ細かい関連付けが可能になります。つまり、添付ファイルを特定の質問に関連付けます。
- 質問タイプ：これは、テキスト回答、複数選択、表など、必要な回答の種類を示します。
- テキストを許可/添付ファイルを許可：これらの設定を使用すると、ベンダーがテキスト（通常は複数選択式の質問に追加の色を付ける形式）を追加したり、ファイルを添付したりすることを許可/禁止することができます。
- 質問の採点：ほとんどの質問には評価の対象となる回答がありますが、他の質問（住所、電話番号など）は採点すべきではありません。
- 重み：質問のデフォルトの重みは100です。この数値は、質問の相対的な重要度に基づいて増減できます。
- セクション/サブセクション：質問の親カテゴリは、ドラッグアンドドロップに加えて、ここで設定できます。
価格表（オプション）
価格表は、ベンダーに見積価格を項目レベルで要求できるオプション機能です。価格表は、特定の種類の商品購入、つまり「同等」の価格分析が現実的な場合に使用する必要があります。より複雑な購入の場合、価格表は意味がない場合があります。
Vendorfulは、標準表と高度表の2つの価格表オプションを提供しています。標準表はブラウザベースです。つまり、Webブラウザを離れることなく、表を作成、表示、ベンダーに入力してもらうことができます。このバージョンの価格表は、Vendorfulで最も一般的に使用されています。高度な価格設定は、列や行が多い場合に価格を収集するように設計されています。このようなシナリオでは、ブラウザですべてのデータを入力して収集するのは、使いやすさの観点から困難な場合があります。実際、Excelなどのスプレッドシートが最適なツールである可能性があります。しかし、Excelを使用すると、特にデータの整合性に関して、それ自体に課題が生じます。まず、ベンダーが列に適切な値を入力しない可能性があります。おそらく、あなたは日付を要求しているのに、ベンダーは誤って10進数を入力しています。従来は、ベンダーにスプレッドシートを再提出するように依頼する必要がありました。 Vendorfulは、実際にはこのような種類のエラーを自動的にキャッチし、ベンダーがこの種のエラーを含むドキュメントをアップロードするのを防ぎます。さらに、Vendorfulは、ベンダーにとって問題のあるセルを特定し、問題を簡単に見つけて修正できるようにします。
Excelが使用されていても、ブラウザがすべてのコンテンツを管理します。ファイルは、Vendorful UI内から直接アップロードおよびダウンロードされます。すべてのスプレッドシートが収集されると、Vendorfulはすべてのデータを自動的に照合し、追跡が困難なコピーアンドペーストエラーを排除します。 私たちは両方の種類の価格表を見ていきます。まずは標準表から見ていきましょ
標準
****これはブラウザベースですが、スプレッドシートからインポートおよびエクスポートできます。標準価格表の設定方法を見てみましょう。
高度
大量のデータを収集する必要がある戦略的な調達イベントを実行する場合、高度な価格表が最適なオプションである可能性があります。スプレッドシート エクスペリエンスを強化し、検証と照合を自動的に管理しながら、集計されたすべてのデータをすぐに使用できる形式で表示します。
次のビデオでは、高度な価格表の設定方法を説明します。
ベンダーを招待する
ゴールはもうすぐです。順番に沿って進めている場合（ただし、その義務はありません）、RFP の下書きと設定、タイムラインの作成、質問の追加、さらには価格表の作成まで完了していることでしょう。いよいよ、ベンダーに入札を依頼する段階になりました。「ベンダーを招待する」ページでは、すでに管理しているベンダー、すでにシステムにアカウントを持っているベンダー、または Vendorful をまったく初めて使用するベンダーを招待できます。
ページの左側で、カテゴリに基づいてベンダーをフィルタリングできます。特定の製品またはサービス カテゴリに関連付けられているベンダーがいる場合、Vendorful はそれらをすぐに表示します。もちろん、カテゴリを変更したり、「カテゴリなし」を選択したりすることもできます。ベンダー管理を介して管理するベンダーは、アクティブ、アーカイブ済み、または暫定の 3 つの状態のいずれかになります。ここでも、ベンダーの表示をフィルタリングして、1 つ以上の状態を選択できます。
このページから追加されたベンダーは、自動的に仮状態になります。まだVendorfulのアカウントを持っていない人を招待した場合、人物のアイコンに斜線が引かれているのが表示されます。 Vendorfulのベンダーアカウントは無料で、アカウントが設定されるとアイコンが変更されます。
「ベンダーを招待」ページの完全なウォークスルーについては、以下のビデオをご覧ください。
レビューと送信
これはプロセスの最終ステップであり、「ドラフト」状態から「発行済み」状態に切り替わります。実際、このページは、ベンダーの回答、利害関係者の評価などを追跡できる一種のステータス ページに変わります。ページの上部近くに、「ベンダーに発行」というラベルの付いたボタンがあります。このボタンをクリックすると、ベンダーは RFX に参加するための招待メールを受け取り、「発行済み」状態に移行します。 RFX が未完成の場合、たとえば回答期限が設定されていない、アンケートが空である、などの場合、「ベンダーに発行」ボタンはグレー表示されます。カーソルを合わせると、何が欠落しているかについての具体的なフィードバックが表示されます。
必要な変更を加えたら、RFXを発行できます。 ページの上部が変わり、新しいボタンが表示され、ベンダーの進捗状況を追跡できるようになります。
ここから先は、ベンダーが持つ可能性のあるRFXに関する質問への対応に注力し、その後スコアリングを行い、最終的には最適なベンダーを選定または契約することに集中してください。
おめでとうございます！Vendorful で RFX のドラフトと発行が完了しました。